Consulenza aggiornamento inventario fisico

IC Outsourcing offre una consulenza specialistica affinchè, in affiancamento al personale della Camera, si provveda alla ricognizione fisica dei beni presenti presso gli uffici camerali e si riordini l’inventario con il caricamento in XAC dei dati necessari alla gestione dei cespiti. Le attività sono suddivise in quattro fasi distinte:

a. Ricognizione fisica ed attribuzione etichette provvisorie
b. Ricongiungimento dati provvisori con i dati contabili esistenti
c. Gestione beni non riconducibili a dati esistenti
d. Stampa etichette definitive e sostituzione di quelle provvisorie

a. Ricognizione fisica di inventario :

IC Outsourcing provvederà con un proprio addetto ad impostare e formare il personale messo a disposizone dalla Camera per la ricognizione di tutti i beni presenti fisicamente in tutte le location della sede della Camera. Sarà organizzata una squadra dotata di pc portatile con scheda di rete e scheda UMTS per la consultazione del sistema XAC, stampante per etichette con codice a barre e macchina fotografica digitale. IC Outsourcing garantirà il coordinamento della squadra che assegnerà la corretta allocazione del bene, applicherà le nuove etichette adesive provvisorie cartacee. Sarà elaborato un file Excel opportunamente normalizzato per il confronto con i dati già caricati in contabilità.

In questa fase si prevede anche l’affiancamento di 1 giornata con un consulente informatico amministrativo esperto di XAC che supporti la Camera, il referente ICO e gli addetti camerali nell’allineamento dei dati e nella definizione delle regole e delle tabelle per configurare la struttura di XAC e passare successivamente i dati di inventario al libro cespiti.

b. Ricongiungimento dati provvisori con dati contabili esistenti :

In accordo con i referenti amministrativi indicati dalla Camera, durante la fase di ricognizione si provvederà al caricamento dei dati rilevati su un file excel normalizzato. Per ogni bene rilevato saranno caricati i seguenti campi : Sezione e numero provvisorio inventario, sede ed ubicazione secondo le indicazioni dell’amministrazione camerale, persona assegnataria come risulterà dalle planimetrie con lay-out fornito dalla Camera, Centro di Responsabilità o Centro di Costo se indicato dalla Camera, descrizione sommaria del bene e la categoria gestionale. La data di ultima ubicazione sarà uguale per tutti i beni e sarà concordata con la Camera.

In questa fase il file normalizzato sarà confrontato con i dati presenti in contabilità e si provvederà, ove possibile in quanto immediatamente abbinabile ad un vecchio cespite presente sul bene e rilevato in fase di ricognizione provvisoria, al ricongiungimento dei beni fisicamente rilevati e caricati nella tabella normalizzata predisposta per il caricamento in XAC. 

Si provvederà ad aggiornare i dati in XAC per tutti i beni rilevati durante la ricognizione fisica e riconducibili ad una riga già esistente in XAC.

c. Rilevamento beni non rintracciabili in contabilità :

nel caso in cui durante la ricognizione si siano rilevati beni che non risultino rintracciabili in contabilità, si provvederà al caricamento di tali beni generando una nuova riga di inventario e riportando correttamente i dati di location, centro di costo e categoria gestionale, ma attribuendo un valore standard concordato. Per ognuno di tali beni si sarà incrementato un elenco abbinato ad una foto digitale e tali attività sono incluse nella fase di ricognizione.

Successivamente insieme ad un responsabile amministrativo della Camera si definiranno gli ulteriori elementi necessari per completare l’inventario.

Spetta alla Camera attribuire per ciascun bene il valore da inserire in XAC e la data di prima ubicazione affinché si pervenga alla quadratura dei dati attualmente presenti in contabilità con il libro cespiti che si estrarrà da XAC.

d. Stampa ed etichettatura definitiva :

completata la fase di ricongiungimento dati fra inventario provvisorio e situazione XAC si dovrà procedere con la stampa delle etichette definitive. Saranno inoltre consegnate alla Camera le stampe con la consistenza dei beni per ciascuna location come previsto dal Regolamento. Sarà cura della Camera attaccare queste stampe per ciascuna location

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