Imprese e Pubblica Amministrazione

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Dall’esperienza maturata ICO ha sviluppato un’ampia proposta di servizi, pensata per dare una risposta concreta alle esigenze delle Imprese e della Pubblica Amministrazione.
  • Progettiamo soluzioni integrabili e personalizzabili, in grado di dare una risposta efficace alle richieste delle imprese di esternalizzazione e digitalizzazione dei processi, sempre in conformità con quanto previsto dalla normativa vigente.
  • Realizziamo soluzioni per semplificare e migliorare i processi nell’ambito della Pubblica Amministrazione e degli Enti Locali attraverso l’erogazione di servizi dedicati, grazie anche alla comprovata competenza di specialisti accreditati presso le varie Soprintendenze Archivistiche,
  • L’obiettivo è massimizzare le performance e, al contempo, dimezzare i costi di gestione.
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Servizi di archiviazione documentale

ICO offre un servizio di archiviazione dei documenti cartacei affidabile e sicuro, in grado di rispondere perfettamente alle esigenze specifiche di ciascun Cliente. Il servizio di archiviazione dei documenti copre ogni fase del processo, dalla presa in carico della documentazione fino all’eventuale macero, ed è svolto da esperti archivisti. Tutti i servizi di archiviazione documentale sono svolti all’interno di archivi dotati di adeguate Certificazioni e di attrezzature a norma. L’attività è costantemente seguita e coordinata da un Team di archivisti qualificati.
Un servizio completo in outsourcing, che ti garantisce quindi una sicura archiviazione dei documenti originali e la possibilità di liberare i tuoi archivi.

Il processo di archiviazione documentale

 
  • Ritiro e trasporto della documentazione di un archivio dalle strutture del Cliente ai depositi;
  • Schedatura archivistica di tutta la documentazione e data entry delle schede archivistiche su gestionale documentale;
  • Allocazione a scaffale con tracking archivistico (apposizione e lettura bar code su ogni Unità d’Archivio, che può essere una scatola o un fascicolo a seconda della richiesta del Cliente);
  • Gestione delle richieste di documenti con evasione secondo SLA convenuti con il Cliente, i documenti sono consultabili presso le sedi ICO, mediante invio mail o con consegna degli originali presso la sede del Cliente.
  • Segnalazione della documentazione macerabile e pratiche relative al rilascio autorizzativo;
  • Macero certificato della documentazione;
  • Ripristino dei documenti danneggiati;
  • Archivio documenti Unici (Garanzie, fidejussioni, progetti e Brevetti).
 

Digitalizzazione e archiviazione IC Outsourcing: ottimizza la gestione, semplifica il futuro

Scoprite il mondo della digitalizzazione e archiviazione proposto da ICO. Con i nostri servizi i vostri documenti saranno sempre sicuri, integri e reperibili.

Affidabilità e competenze messe a disposizione per ottimizzare i vostri processi di gestione documentale. 
 
 

Servizi di Digitalizzazione

Nell’ottica di un processo di digital trasformation, i servizi di digitalizzazione consentono di migliorare la gestione documentale e ottimizzare i processi aziendali attraverso la dematerializzazione dei documenti cartacei e la digitalizzazione dei documenti elettronici, che saranno così a disposizione in un unico archivio digitale. Un processo di gestione documentale che permette così di superare la gestione cartacea e le sue inefficienze grazie ad un sistema efficiente ed avanzato, in cui poter ricercare, consultare, scaricare, condividere e, infine, conservare le immagini dei documenti in modo rapido e sicuro. Nell’ambito dei servizi di digitalizzazione IC OUTSORCING ha sviluppato una notevole esperienza in particolare nella gestione di documenti amministrativi complessi.

Il processo di digitalizzazione

 
  • Normalizzazione e scansione documentale (tutti i formati);
  • Indicizzazione e creazione dei metadati;
  • Salvataggio su piattaforma documentale e gestione delle autorizzazioni;
  • Back up sui dati inseriti e conservazione.
 

Servizio di Conservazione Digitale a Norma

La proposta di ICO per la Gestione del Ciclo di vita di un documento si completa con il servizio di Conservazione DIGITALE A NORMA

A chi è rivolto il servizio?

"Camber of commerce sign outside building, horizontal."
CAMERE DI COMMERCIO ITALIANE
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE LOCALE
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE LOCALE
AZIENDE E ORGANIZZAZIONI PRIVATE
STUDI TRIBUTARI
STUDI TRIBUTARI E PROFESSIONISTI

Quali sono le caratteristiche del sistema ICO?

ICO è Conservatore iscritto al Marketplace AgID e il servizio di Conservazione Digitale a Norma è qualificato QC1 presso ACN (Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale) come servizio cloud erogato in modalità SaaS.

La Conservazione digitale a Norma di ICO garantisce

AUTENTICITA'

Il sistema di conservazione garantisce nel lungo termine l’autenticità del documento informatico conservato

DISPONIBILITA'

Il sistema è attivo H24 -7/7 e i documenti sono ricercabili sia da PC  che da dispositivi mobili (smartphone, tablet)

INTEGRITA'

Tramite apposito tool del sistema, vengono effettuate verifiche di integrità dei documenti conservati

LEGGIBILITA'

Costante monitoraggio del formato dei file conservati per evitare l’obsolescenza dei formati nel lungo termine

INTEROPERABILITA'

La struttura dei Pacchetti di Archiviazione è idonea all’importazione in qualsiasi sistema di altri conservatori Qualificati

REPERIBILITA'

I documenti sono sempre disponibili e ricercabili tramite appositi filtri grazie al potente motore di ricerca di LOGICO.cn

Quali sono i vantaggi?

  • Garanzia del valore legale dei documenti informatici
  • Prolungamento della validità del certificato di firma digitale
  • Sicurezza dei dati, protezione da accessi non autorizzati, procedure di Disaster Recovery e Business Continuity Plan; Vulnerability Assessment e Penetration Test annuali
  • Velocità di ricerca e recupero dei documenti e delle informazioni
  • Ottimizzazione dei processi e risparmio dei costi di gestione degli archivi cartacei ed altri costi indiretti legati alle attività connesse

La metodologia adottata

Gap Analysis dei processi e del workflow documentale effettuata da figure professionali con pluriennale esperienza e consolidate competenze tecniche.

Consulenza per l’utilizzo di best practice per la gestione documentale, formazione archivistica, redazione del Manuale di Gestione Documentale, Manuale di Conservazione, e attività di riordino archivistico.

Redazione del Progetto di conservazione, supporto al Cliente per la documentazione da fornire alla Soprintendenza Archivistica territorialmente competente.

Configurazione, avvio del Servizio di Conservazione Digitale a Norma tramite il sistema LOGICO.cn. Formazione pratica al Cliente per l’utilizzo della piattaforma.

Data Center InfoCamere

Tutti i dati e documenti informatici vengono custoditi all’interno del Data Center di InfoCamere, qualificato ACN come Cloud Service Provider e conforme allo standard TIA 942.
L’intera infrastruttura di LOGICO.cn è presidiata dal SOC di InfoCamere e vengono effettuati oltre 100.000 controlli giornalieri.

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    Aggiornato al 16/09/2024
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